De werkkostenregeling in de loonbelasting omvat de systematiek van vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. Met ingang van 1 januari 2015 is de werkkostenregeling verplicht voor alle werkgevers.

Uitgangspunt is dat alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers loon vormen, ook al zijn de kosten voor 100% zakelijk. Er is echter een vrije ruimte voor vergoedingen en verstrekkingen welke belastingvrij gegeven kunnen worden. Deze vrije ruimte is in 2015 1,2% van de fiscale loonsom van de onderneming. Binnen deze ruimte hoeft niet per werknemer bijgehouden te worden wat er vergoed of verstrekt wordt.

Overschrijdt het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen dit percentage van 1,2% dan is het meerdere belast tegen een eindheffing van 80% voor rekening van de werkgever.

Daarnaast kunnen nog bepaalde zaken onbelast worden vergoed. Hierbij moet gedacht worden aan: gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen etc. Hier zijn wel bepaalde regels voor op grond van een noodzakelijkheidscriterium.

Werkkostenregeling “gerichte vrijstellingen”

Daarnaast kent de werkkostenregeling het begrip “gerichte vrijstellingen”. Dit zijn vergoedingen die niet als loon gezien worden. Hier vallen o.a. onder:

  • Vervoer en reiskosten, waaronder woon- werkverkeer.
  • Kostenvergoedingen voor zakelijke reizen van maximaal € 0,19 per kilometer.
  • Cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke.
  • Studie en opleidingskosten.
  • Maaltijden bij overwerk.

Werkkostenregeling “nihilwaarderingen”

Ook kent de werkkostenregeling het begrip “nihilwaarderingen”. Dit wordt loon in natura genoemd wat niet belast is. Hierbij moet o.a. gedacht worden aan:

  • Voorzieningen op de werkplek: vaste computer, kopieerapparaat en vaste telefoon.
  • Consumpties op de werkplek.
  • Bedrijfskleding met bedrijfslogo of stofjassen.
  • Rentevoordeel personeelslening.