De werkkostenregeling is met ingang van 1 januari 2011 in werking getreden. Vanaf 1 januari 2014 zal deze vooralsnog verplicht gesteld worden voor alle werkgevers. Tot op heden wordt er beperkt gebruikt gemaakt van deze regeling.

De komende jaren zullen u en uw werknemers te maken gaan krijgen met dit volledig nieuwe systeem van onbelaste kostenvergoedingen en verstrekkingen. Hiermee moet een belangrijke vereenvoudiging en administratieve lastenverlichting worden bereikt. De meeste vergoedingen en verstrekkingen vallen dan namelijk onder een algemeen forfait van 1,5% (2012 1,4%) van de totale fiscale loonsom. Als deze vergoedingen en verstrekkingen onder dit forfait blijven, dan hoeft u hierover geen loonheffing meer in te houden en af te dragen. Naast deze forfaitaire vrijstelling blijft er nog een beperkt aantal gerichte vrijstellingen voor zakelijke kosten bestaan.

Onder de werkkostenregeling vormt alles wat de werkgever aan de werknemer vergoedt of verstrekt in beginsel loon. Bepaalde voordelen zijn geen loon of er bestaan vrijstellingen voor. Met de werkkostenregeling kunnen werkgevers maximaal 1,4% van het totale fiscale loon (dit is de vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor hun werknemers. Deze vergoedingen zijn eindheffingsbestanddelen waarover u pas loonheffing bent verschuldigd voor zover de vrije ruimte van 1,4% wordt overschreden. Het eindheffingstarief bedraagt dan 80%. U bepaalt dus zelf welke vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. U kunt er ook voor kiezen om bepaalde vergoedingen “gewoon”te verlonen.

Overigens zijn er ook verstrekkingen die wel in de vrije ruimte van 1,5% vallen maar omdat zij op nihil worden gewaardeerd, toch geen ruimte innemen.

Het gaat o.a. om de volgende verstrekkingen:
-arbo voorzieningen
-vakliteratuur op de werkplek.
-mobiele telefoons (mits de telefoon voor tenminste 10% zakelijk wordt gebruikt)
-werkkleding om tijdens het werk te dragen en op het werk achterblijft.

Niet alle vergoedingen vallen onder het algemene forfait. Naast de vrije ruimte kunnen werkgevers bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen, zoals:

– zakelijke reiskosten (waaronder woon-werk verkeer)
– alle verblijfkosten
– maaltijden als gevolg van overwerk, dienstreizen etc.
– cursussen, seminars, congressen.

Overgangsperiode werkkostenregeling
De werkkostenregeling is op 1 januari 2011 ingevoerd. Er geldt een overgangsperiode van drie jaar. Tot en met 2013 kunnen werkgevers jaarlijks kiezen tussen het oude regime van vrije vergoedingen en verstrekkingen en de nieuwe werkkostenregeling. Daarna geldt de werkkostenregeling voor alle werkgevers.

Voorbeeld:

Loonsom € 300.000
Forfait 1,5% = € 4.500

Vergoedingen aan personeel € 1.500
Kerstpakketten € 500
Personeelsfeest € 2.000
Totaal kosten € 4.000

Geen overschrijding forfait.

Stel nu dat het personeelsfeest € 3.000 heeft gekost, dan wordt het forfait in dit voorbeeld met € 500 overschreden. In dat geval is de eindheffing 80% van € 500 = € 400 aan loonheffing.